全面预算信息系统分析

 
1.全面预算管理的闭环过程
      在当今的市场环境给企业带来了越来越大的竞争压力,企业必须将建立一个将战略目标迅速转化为执行能力的管理体系以应对瞬息万变的市场环境。全面预算管理正是这样一个连接战略与战略执行的管理工具。
 
下图所示为全面预算管理流程。
 
    作为全面预算管理的开始,企业首先要结合战略制定各级组织的年度目标,这些目标往往既包含财务指标也包含非财务指标,这些目标即是制定计划、预算的基础,也是对各级单位及人员进行考核的标准。
    
    确定预算目标之后,企业的各业务单元就需要结合预算目标制定相应的业务计划,而这些业务计划的财务结果最终会体现在财务预算之中,从而形成企业从业务到财务的全面预算信息。
    在预算执行过程当中,需要按照预算对实际发生的费用、支付等业务进行事前实时的控制,以体现预算对实际工作的指导和控制作用。
    同时,还需要定期对预算的实际执行情况进行分析,并根据变化进行动态的预算调整、滚动预算、预测等工作,使企业的业务计划能够快速的针对内外环境的变化做出调整。
年度预算的执行结果会体现在对业务部门及相关人员的绩效考核当中,激励企业各级人员努力实现最佳业绩目标,从而推动企业战略目标的实现。
 
    综上所述,全面预算管理中有如下几个关键:
n 全面预算管理是连接企业战略和战略执行的管理工具
n 全面预算管理是企业上下全面参与的工作,是全面的业务计划与财务预算的集成
n 预算的编制过程需要几上几下,多次沟通、协调
n 预算管理离不开执行过程的监控、动态分析、调整及事后的考核
n 全面预算的推行需要一个循序渐进的过程,需要不断积累经验
 
2.全面预算管理信息化面临的技术挑战
     在全面预算管理的各个阶段,需要强调充分的信息共享,缺乏有效的信息共享和沟通机制下,预算管理人员经常会产生下述困惑:
    “每年从10月份折腾到第二年的3月份,其中仅是收齐各部门的预算就需要两个月的时间。”
    “初次汇总的结果中资本开支往往超过集团规定的合理范围,运营开支也一般都会高于保证公司预算指标完成的上限。”
    “财务部门对具体业务需求应该分配多少资源不易判断,预算调整经常花费了大量时间依然不能取得令人满意的效果。”
    “预算编制以及差异分析等工作没有信息系统支持,手工操作耗费大量人力,且不能及时发现业务运行中的问题。”
    
    “各个业务部门都要为自己部门开展工作争取到足够的资源,财务部门与业务部门都是平级部门,横向的协调耗费精力。”
    “市场变化太快,十月份要预测到下一年的年底真的很困难。”
    ……
    在缺乏全面预算管理信息化平台的环境下,企业的全面预算管理普遍面临以下的一些技术挑战。
    静态的预算流程
    在没有信息化手段支持的全面预算管理过程中,预算数据编制、汇总的手工工作量较大,预算管理人员的主要精力都耗费在数据的收集、检查、审核、汇总等繁琐工作中,工作效率较低。由于这种大量低效细节工作使得很多企业的全面预算管理变成了一个相对静态的管理过程,每年的年度预算确定后,在预算执行过程当中,很难有精力和时间来根据实际情况的变化对预算做出调整,滚动预算、弹性预算等预算管理方法也很难派上用场。
    协作困难
    手工全面预算管理环境下,缺乏一个统一的数据共享的工作平台,数据缺乏有效的组织,散落在各业务部门,难以有效的加以组织利用,数据版本容易发生混淆,这些都会给企业的全面预算管理带来较大的工作量和管理难度。同时,由于缺乏有效的沟通协调平台,预算的申报、审批、下发等管理流程中,各级部门的横向、纵向沟通效率较低。
    控制能力差
    
    由于全面预算制定过程本质上是一个企业有限资源优化配置的过程,在预算确定后,缺乏有效的手段进行预算执行的事前控制,使全面预算管理的资源优化配置和控制作用难以发挥,导致预算和实际执行成为互不关联的两张皮。
    分析、调整能力不足
在预算的执行过程当中,由于实际执行的发生数据分散在企业现有的各个业务系统之中,在没有专业信息化工具支持的情况下,手工从这些业务系统中将实际发生数据准确提取、汇总出来的工作是非常繁重的。预算分析的周期很长,难以满足快速变化的外部市场环境对企业应对速度的要求。由于预算分析的周期过长,也使得滚动的预算调整成了空谈。
 
3.IT时代对全面预算管理信息化建设的要求
    全面预算管理信息系统在功能上需要覆盖完整的预算管理循环,如下图所示,一个完整的全面预算管理信息系统从模块上应划分为:预算编制、预算控制、预算分析及管理驾驶舱四个主要的功能模块。
    
    在管理流程方面,全面预算管理信息系统应该支持灵活的预算方案定义,同时提供预算编制、审批、控制、分析、调整等全过程的流程支持。
 
    预算信息系统要建立在多维数据模型之上
    全面预算管理的特点决定了全面预算信息化系统是一个面向分析的管理系统,而不是一个单纯面向交易的业务系统。在面向分析的管理系统中,数据是由多个维度(角度)描述的,如下图所示,销售收入的数据是由产品、时间、渠道、客户、区域、部门、人员等多个角度进行定义的,在对销售收入的预算或实际发生数据进行分析的时候,分析人员可能会关心按产品、渠道、客户等各维度汇总的销售收入,或者按照不同的维度组合进行数据查询,这些都要求面向分析的管理系统建立在一个多维度的数据模型上。
 
    从技术角度来看,只有建立在多维数据模型上的面向分析的管理系统才能满足用户灵活多变的分析需求。
 
   
预算编制对信息系统的要求
 
预算管理难点
对信息系统要求
全面预算管理涉及到企业全面的业务逻辑,从销售、生产、采购、财务、费用分摊、成本计算,涉及到企业的方方面面
信息系统要能够灵活的建立企业复杂的业务、财务模型
企业业务逻辑经常变化,并随着企业的管理水平不断精细化
信息系统建立的预算模型要能够适应不断变化的管理需求和业务逻辑,系统的模型能够随着企业的管理水平不断精细化
全面预算要求各业务单元广泛参与,各单元的业务分工不同,各自处理相应的数据
信息系统要具有完善权限管理功能,能够设定数据权限(单元格级),以保证企业的数据安全
企业各业务单元的地理位置可能相距很远
信息系统应该具有较强的可扩展性,适应不同的网络环境,使本地用户和外地用户都能方便的参与预算管理过程
预算的组织协调难度很大,数据审核、汇总的工作量大
信息系统要能够提供预算管理的流程支持
要支持自动的数据分发、汇总,提供预算流程管理的效率
全面预算最终要体现为财务预算,预算编制过程中有大量的财务规则和财务计算,如成本费用分摊、根据销售和回款计算应收帐款等
系统应该提供财务智能工具,减少公式、规则的定义工作量,提高编制效率
¨快速录入、修改预算数据
¨提供业务预测功能
¨能够自动生成预算财务报表
¨支持自定义的财务模型(如应收、应付计算,费用分摊等)
¨利用内置的财务功能,尽可能减少预算公式设置
 
预算编制、调整过程中会产生一系列的版本,容易造成版本管理的混乱
系统应该具有较强的版本管理功能,保存不同版本的数据
 
     预算分析对信息系统的要求
    多维数据分析对于预算分析功能尤为重要,系统要能够对已有的预算和实际发生数据进行灵活、快速的多角度分析、查询,而不需要通过定义复杂的报表或公式来对数据进行展现。
 
预算管理难点
对信息系统要求
需要从不同角度了解预算执行情况,洞察差异产生的原因
信息系统要支持多维数据分析,可以灵活、快速的完成下钻、上钻、旋转、切片、切块等数据分析、查询操作。
实际数据分散在财务、ERP、CRM等多个系统中,从这些系统中提取数据耗费大量的工作时间
系统应该提供数据接口工具,具有整合不同业务系统中数据的能力
实际情况发生变化后,预测调整的工作量大,效率低
系统应该提供预测、模拟的功能,快速做出预算调整
 
    预算控制对信息系统的要求
    预算控制是企业开展全面预算管理的一个重要环节,也是企业进行全面预算管理信息化需要考虑的一个重要方面。通过预算控制系统,企业预算管理部门可以很方便的对各预算单位的预算进行有效的预警和控制。
     
    通过将预算控制和日常审批流程相结合,在业务活动发生前,通过相应的审批过程,达到事前控制的目标。在审批流程中,业务活动发起人和审批人能够从系统中实时得到该项预算信息(预算数、预算已经发生数、预算余额),并据其作出业务活动能否发生的判断,审批流程如下图所示。例如,某公司生产部门根据公司预算要采购固定资产,那么首先由生产部这项业务的经办人首先填写采购申请单,然后由生产部经理审核,对于一定金额以下的固定资产采购可能由财务审核即可,而对于一定金额以上的固定资产采购可能还需要主管副总或公司总经理审核,从业务活动发起人填写申请单到部门负责人审批、财务审批以及主管副总和总经理的审批的过程中,控制系统要能够自动在该项业务申请单上显示该项活动的年度总预算数、本月预算数、预算已经执行数、本月实际发生数。
 
    预算分析系统相同,控制系统也需要具有同实际核算、ERP等业务系统及预算编制系统的数据整合能力,保证各模块的信息无缝连接。
 
    决策支持对信息系统的要求
    完善的全面预算管理系统除了要为操作和管理层面的人员提供管理和分析功能之外,还要能够为管理决策层提供直观的、仪表盘式的关键指标数据展示。能够动态显示预算的关键性指标数据及指标的实际执行情况。并能够针对特定指标钻取到明细的业务、财务数据。
 
4.主流全面预算管理系统介绍
    目前市场主流的全面预算管理系统主要可分为Excel、ERP系统的预算管理模块、基于多维数据模型的专业预算管理软件三类。这三类系统的应用能力是依次增强的。
 
产品
优势
局限性
Excel
¨通用的表格工具,使用方便,具有较高的灵活性
¨提供大量的公式、宏等计算工具
¨系统的购置成本低
¨针对个人使用,很难作为多人协同工作的平台
¨二维表格体系,数据管理散乱
¨缺乏对业务、财务模型的支持,需要定义大量公式
¨预算模型调整工作量大
¨无法自动获取实际数据
¨工作效率低
ERP预算模块
¨提供多人协调工作的平台
¨提供了一定的业务、财务逻辑,公式定义较为直观
¨与财务、业务数据紧密集成
¨预算控制能力强大
¨不支持或有限支持多维数据模型
¨预算模型受限制于ERP的基础数据
¨与业务操作集成紧密,实施复杂、周期过长
¨更多专注与业务操作层面,宏观分析能力不足
¨与不同厂商数据集成能力弱
基于多维数据 模型的专业预算软件
¨专业的预算管理平台
¨基于多维数据模型,模型定义、编制、分析效率很高
¨提供业务、财务模型,减少公式定义
¨专业的数据集成工具可以有效整合现有系统的数据
¨没有事前控制功能,需要同其它系统配合使用
 
    总之,企业的全面预算管理工具必须借助有效的信息化手段才能充分发挥它在战略与执行之间的连接作用。一个优秀的全面预算管理系统需要构建在多维数据模型的基础之上,并能够充分整合企业现有的各种实际数据资源。